6 avainta sähköpostikaaoksen kesyttämiseksi

30% työajasta kuluu sähköpostin parissa!

Lukuisten tutkimusten mukaan ihmiset käyttävät yli 2h työpäivästä sähköpostiin, eli 30% työajasta kuluu sähköpostin parissa. Kaikki tuo aika on pois itse työnteosta. Ihmiset myös keskeyttävät työnsä kymmeniä kertoja päivässä käydäkseen inboxilla.

Useat sanomalehdet, mm. Helsingin Sanomat, ovat julkaisseet artikkeleita Saariniemen kehittämistä sähköpostihallinnan menetelmistä.

Mitä tehoton sähköpostin käyttö maksaa?

Sähköpostiin käytetyn ajan voi puolitta, kun tietää miten sen tekee. Lasketaan kustannukset sille, että työntekijöillä menee yksi tunti päivässä hukkaan tehottoman sähköpostin käytön vuoksi. Tässä esimerkissä tarkastellaan 25 ihmisen yksikköä, käytetään suomalaisten keskimääräistä tuntipalkkaa 19 euroa/h ja muutetaan sitten tulos kuukausikustannukseksi.

25 x 19 x 21,5 = 10 200 euroa/kk

Eli vuositasolla kyseinen yksikkö maksaa tehottomasta sähköpostin käytöstä 122 000 euroa. Ja kaiken tuon hukkaan menneen ajan voisi käyttää työntekoon, ilman sähköpostin aiheuttamaa stressiä, ahdistusta ja keskeytyksiä.

“Henkilöstömme osallistui Minnan sähköpostinhallinnan koulutukseen ja kaikki olimme erittäin tyytyväisiä. 
Sähköpostikäyttäytymisemme on koulutuksen jälkeen muuttunut hyvin erilaiseksi. Käytämme aikaa siihen nyt paljon vähemmän ja todella paljon tehokkaammin. Ja opimme samalla, miten voimme olla aiheuttamatta lisää sähköposti-päänvaivaa muille :)

— Maiju Leisti, Ravintoloitsija, Prandia

Koulutuksen rakenne on seuraava

1. Siivoa inbox: Aloitetaan sähköpostin hallinta siivoamalla inbox vanhoista viesteistä.
2. Rakenna pato: Ihmiset lähes musertuvat jatkuvan viestitulvan alla. Opetellaan rakentamaan pato, jolloin tulevien viestien määrä vähenee.
3. Sähköpostietiketti: Epäselvät ja rönsyilevät viestit johtavat siihen, että tärkeitä viestejä ymmärretään väärin tai niitä ei edes avata. Sähköpostietiketti opettaa kirjoittamaan sellaisia viestejä, jotka avataan ja joihin myös vastataan.
4. Taltuta sähköpostiuteliaisuus: Ihmiset keskeyttävät työtään useita kertoja tunnissa käydäkseen inboxilla. Opetellaan taltuttamaan tuota uteliaisuutta, ja vaalimaan tärkeää keskittymisen tilaa, jossa työnteko on tehokasta ja laatu parasta.
5. Arkistoi järkevästi: Käyttämällä arkistointia järkevästi vapautuu muistikapasiteettia ja saadaan mielenrauhaa. Opetellaan arkistoimaan tärkeät viestit niin, että ne löytyvät helposti.
6. Sähköpostirutiini: Opetellaan viestien käsittelemiseen tehokas rutiini, jonka avulla sähköposti vie enää vähän aikaa ja vaivaa päivästä, ja sähköpostin aiheuttamat keskeytykset saadaan minimoitua.

Palautetta koulutuksen käyneiltä

• "Todella hyvä koulutus, laittoi ajattelemaan sähköpostia aivan eri lailla kuin ennen"
• "Koulutuksen parasta antia oli selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
• "Hyvä, että kalvoissa oli avainsanoja ja saatiin materiaalia myös omaan käyttöön"
• "Saimme selkeät toimintamallit sähköpostin hallitsemiseksi"
• "Koulutuksessa parasta oli käytännönläheiset opit, joita sekä itse että kollegat ovat heti ottaneet käyttöön"
• "Selkeä esitys, johdonmukainen, käytännönläheinen"
• "Konkreettiset esimerkit tehokkaasta sähköpostin kansiorakenteesta"
• "Hyvät käytännöt, todella toimivia"
• "Parasta koulutuksessa oli kouluttajan rohkeus esittää reippaita näkemyksiä sähköpostin vaikutuksesta työelämässä"